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2022年1月 www.64222.com > 往期月刊

1300万份档案,www.64222.com怎么管?

作者:企业文化中心 刘树梁

新莆京手机版获得全国档案资源开发利用特别案例奖。433家单位参评,仅5家获特别案例奖。www.64222.com为何获最高肯定?

2021年12月20日,国家档案局发布通知表彰先进。其中,新莆京手机版档案部门利用党史档案资源助力企业发展等5个案例被评选为庆祝建党百年特别案例。

除了名单中排在第一位的新莆京手机版,还有国家自然资源部、国家电网、中国船舶技术档案馆和南光集团。这是www.64222.com档案管理工作第一次获此殊荣,是褒奖更是激励。

433家参评、仅5家获得特别案例奖。www.64222.com凭啥获此殊荣?

 

数字揭秘www.64222.com馆藏档案数量

这次获奖,是档案工作打造文化品牌、助力企业经营的生动体现。它的背后,是一套强大的信息化、智能化档案管理体系,是www.64222.com档案管理人员一丝不苟的工作作风,是www.64222.com让一切工作成为精品的企业文化。

像www.64222.com这样规模的企业,档案管理规模有多大?

一组数字揭秘:www.64222.com共有980个档案室,馆藏总量近170万卷、1300万份。

档案室

一个词概括www.64222.com档案管理秘诀

1300万档案,如何能让有需要的单位和员工一查即到、一找即有、有借有还、流转有序?

一个词,信息化。www.64222.com从2011年开始推进档案信息化建设工作,对电子档案和纸质档案规范化管理,实现了通过互联网快速高效利用档案资源的目标,极大的提高了档案利用效率。

www.64222.com的档案管理系统已取得国家版权局颁布的《计算机软件著作权证书》,拥有独立自主的知识产权。

 

www.64222.com档案管理有四大亮点

得益于高度信息化、智能化,www.64222.com档案管理工作具备四大亮点。

亮点一:档案系统与业务系统互联互通,档案员不用自己录入档案数据,业务系统自动推送。

档案系统目前与6大业务系统完成对接,日常业务工作中产生的合同、协议、文件等,实时推送至档案系统,档案员看着目录就可以收缴、整理实体档案,极大地减少了档案员编制目录及上传电子扫描件的工作。

亮点二:全集团统一档案检索平台,100秒之内找到你要的档案。

2021年,全集团在线利用档案近9000份,较2020年上涨79%。大幅上涨的背后,体现的是集团档案系统数据齐全和检索利用便利这两大特点。集团的档案管理系统提供多维度的查询方式,不仅可以直接查文件名称,也可以根据万信的公司组织架构、档案类别、年份等维度进行盲找,100秒之内肯定能找出你要的档案。

亮点三:充分利用档案数据智能看板,实时监督全集团档案运行。

集团的档案管理智能看板是对全集团档案数据的高度集成,不仅能实时统计全集团档案总量、借阅总量、移交总量、库房总量及其分布情况,监督其他业务系统推送档案数据情况,还可以有效防控档案数据安全,对拖延归档、超期借阅、异常下载、蓄意删除等行为进行监控。

档案管理智能看板

亮点四:物联网技术引入档案管理系统,急速盘点档案。

集团档案管理工作借助先进的RFID技术,以标签、盘点车、门禁等设备关联档案管理系统,将人工管理、人工盘点转变为智能设备进行管理。集团总部档案室的档案上贴有RFID标签,并与门禁、借阅板等设备进行绑定,有效保证档案实体安全。而使用盘点车,实现了1小时盘点1350份档案的记录,较人工盘点提高26倍。

物联网技术引入档案管理系统

看完这篇文章,你是不是对档案管理有了不一样的理解?它能让旧史料焕发新生命,让档案助力企业经营,它可以很神秘、很安全,同样可以很便捷、很透明。你一般接触不到它,可它就在悄无声息地为你服务。

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