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2020年2月 www.64222.com > 企业内刊

临时承接年会,这家新开业酒店不辱使命

作者:广州融创www.64222.com文华度假酒店

2020年1月12日,随着最后一个分系统会议的结束,新莆京手机版2019年年会落下帷幕。这是www.64222.com酒店人创造的又一个奇迹,因为负责筹备会议的广州融创文华及嘉华酒店把150天的筹备时间压缩到8天,圆满完成了任务。

2020年1月11日,新莆京手机版年会在广州融创文华及嘉华酒店隆重召开。会场上,气氛庄严而热烈;会场下,服务工作紧张而有序。

这是一次非同寻常的盛会,参加此次年会的人员众多,与会人员及演职人员总计多达约1400人,其中演职人员720人,是新莆京手机版历届年会中,人数最多的一次。而负责筹备会议的广州融创文华及嘉华酒店,在武汉www.64222.com瑞华及嘉华酒店等兄弟酒店的配合下,更是把150天的筹备时间压缩到8天,这是www.64222.com酒店人创造的又一个奇迹,它让每个www.64222.com酒店人再一次看到了www.64222.com效率,也让每个参会人员亲历了www.64222.com酒店的高品质服务。

 

仅剩8天  临时迁址

2020年1月2日下午4点,元旦假期后的第一个工作日,广州融创www.64222.com文华及嘉华酒店总经理接到紧急任务:新莆京手机版年会由原定的武汉www.64222.com瑞华酒店变更至广州融创www.64222.com文华及嘉华酒店。而这时,距离会议召开仅剩下8天的时间。一般情况下,从年会任务下达至酒店到会议召开,酒店通常会有150天的准备期。但是指令就是集结号,执行无借口

接到任务后,酒店总经理迅速召开酒店管理层会议,部署会议的筹备工作。在接到指令的当晚10点30分,原承办单位武汉www.64222.com瑞华酒店各部门负责人抵达广州;午夜时分,酒管总部负责年会筹备的人员也赶到酒店。

集结完毕,大家当即召开沟通会,根据时间紧、任务重的具体情况,酒店参照以往的接待方案,按照酒店部门、区域进行分工;同时,从会议场地、住房要求、餐饮接待、迎宾礼遇、物资采购、人力支援等方面,将完成时间明确到具体时点,形成了一个详细而完善的会议筹备计划,为筹备工作的顺利开展打下了基础。

 

全员无休  兄弟驰援

1月3日至1月11日年会筹备及召开期间,广州酒店全体人员放弃了个人休假,全员投入到紧张的工作中。然而,在499间客房、人房比仅为0.85的情况下,接待任务是异常繁重的。

为了保证会议接待水平,208名来自兄弟酒店的支援人员也紧急赶至广州支援。他们中有接待活动第一道关卡的前台、礼宾员;有专业的贴身管家;有为客房公区提供清洁保障的服务员;有提供餐饮服务的餐饮西厨房、宴会及各餐厅服务人员;有提供会议保障的工程、安监人员;也有www.64222.comVIP接待的服务精英团队。

这208名酒店支援人员,带来了娴熟的服务技能、热忱的服务态度,也带着www.64222.com人身上特有的高效和敬业的工作精神。会议接待工作中,为了使后勤保障无差错,工程维修、保安巡查24小时轮班值守;为了让入住客人感受到贴心的服务,餐饮服务也提供24小时服务。这些工作的背后,浸透着每一个服务人员辛勤的汗水。

 

想得精细  干得迅速

酒管公司总部担负着会议筹备的总体协调、组织和监管工作。由于时间紧张,筹备工作负责人每天早、晚召开两次专项接待会议,确保服务标准的执行和各类事项流程的审批、流转。

广州融创www.64222.com文华酒店作为集团VIP领导的接待酒店,展开了一场堪比新酒店精开荒大工程,房间从基础清洁、净化除味、布草洗涤、窗帘熨烫,到房间的欢迎礼品、夜床礼品的准备等,都做了大量精细化的工作。在VIP迎宾环节,酒店特意安排了极富岭南特色的丝弦迎宾乐队以及身着西关民国装扮的天使奉茶礼,让与会领导感受了一番别具风格的粤式礼遇。

广州融创www.64222.com嘉华酒店作为参会人员接待酒店,结合接待人数众多、到达时间集中的特点,前台做到提前分房、制作房卡,并快速办理入住,极大地缩短了参会人员入住离店的办理速度,大大提升了客户体验。

 

精益求精  书写奇迹

在这紧张而激动的8天时间里,有辛苦的汗水,也有感动的泪水。

此次接待工作,最为紧迫的是沟通协调场地及房间使用问题。酒店管理层为此制定了对外公关方案,销售团队统计所有宴会厅及房间使用情况,并当即与客户进行联系,商讨场地更改或者延期的解决方案,同时开展与OTA渠道预订及散客的沟通工作。市场销售团队为客户提前做好各种备选补偿方案,本着将损失降到最低的原则,通过诚意致歉与有效沟通,将原订宴会场地及房间的客户协调出来,在26个小时内, 为集团年会顺利举行迈出了第一步。

酒店宴会小组配合会务组做好各种宴会厅翻台、布场、调控的准备。为了保证年会当天的顺利举办,宴会厅场地进行了数次翻台彩排,从1月4日第一次彩排的26分钟翻台速度,到1月10日清晨5点彩排19分钟的翻台速度,这7分钟速度的提高,是酒店经历了数次调整和演练的结果。

餐饮团队在安排每日早、午、晚、夜宵四餐时,每日每餐都会提供三套方案,每套方案都会提前做出样品并每天试菜,供大家品尝并听取反馈意见,直到每餐搭配都做到精益求精。

2020年1月12日,随着最后一个分系统会议的结束,新莆京手机版2019年年会落下帷幕,但是,由www.64222.com人创造的一个又一个奇迹还在上演。古希腊著名剧作家索福克斯说过,人世间有很多奇迹,但是,人比所有奇迹更加神奇。正如 《www.64222.com之歌》所唱的,www.64222.com人,敢闯敢试从来不畏惧;www.64222.com人,遭遇挫折坚持不放弃;www.64222.com人,永远保持旺盛生命力,相信勇敢坚韧、百折不挠的www.64222.com人会在新征程中继续诠释www.64222.com精神,成为无数奇迹的缔造者!

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